企業(yè)在開具發(fā)票過程中經(jīng)常會遇到特殊情況，需要開具紅字發(fā)票，業(yè)務(wù)雖然常見，但是操作起來卻往往讓會計很頭疼。
紅字發(fā)票是不能隨意開具的，只有發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)終止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓才能開具紅字發(fā)票。下面梳理了紅字發(fā)票開具的幾個問題，供大家參考。
如何通過系統(tǒng)開具紅字發(fā)票？
開具紅字增值稅專用發(fā)票的流程分為三步：填開《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》）、接收校驗(yàn)通過《信息表》和銷售方開具紅字發(fā)票。
需要注意的是，并非開具所有紅字發(fā)票都需要先填開《信息表》，目前開具增值稅普通發(fā)票、增值稅電子普通發(fā)票和機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票的紅字發(fā)票不需要填寫《信息表》，可以在開票系統(tǒng)中直接開具紅字發(fā)票。
《信息表》由哪一方提交？
根據(jù)《國家稅務(wù)總局關(guān)于紅字增值稅發(fā)票開具有關(guān)問題的公告》（國家稅務(wù)總局公告2016年第47號）的規(guī)定，申請?zhí)铋_《信息表》的具體情況分析如下：
（1）購買方取得專用發(fā)票并用于申報抵扣的，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)在購買方，由購買方填開《信息表》。
（2）購買方取得專用發(fā)票未用于申報抵扣，但無法退回的，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)在購買方，由購買方填開《信息表》。
（3）銷售方申請的情況，發(fā)票沒交給購買方，或已經(jīng)退回，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)在銷售方，由銷售方填開《信息表》。
所以，可以簡便記憶：發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)在哪方就由哪方申請。
超過認(rèn)證期發(fā)票被退回能開紅字發(fā)票？
對符合以上紅字發(fā)票開具范圍規(guī)定的可以開具，僅因超期未認(rèn)證原因是不允許用專用發(fā)票沖紅的。
自從推行了增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)，已實(shí)現(xiàn)全面采集發(fā)票內(nèi)容，通過大數(shù)據(jù)分析，很容易篩選出藍(lán)字發(fā)票超過認(rèn)證期限先沖紅，又重新開具內(nèi)容與原來一模一樣的發(fā)票。如果僅因逾期未認(rèn)證，銷售方違規(guī)開具了紅字發(fā)票，將會面臨稅務(wù)行政處罰；而購買方則會面臨補(bǔ)稅罰款的處罰。
購買方申請了紅字通知單，什么時候申報進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出？
購買方需要在填開信息表的次月申報期就按信息表所列稅額進(jìn)行轉(zhuǎn)出申報，而非等到紅字發(fā)票收到再轉(zhuǎn)出。
購買方取得專用發(fā)票已用于申報抵扣的，購買方可在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》，在填開《信息表》時不填寫相對應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息，應(yīng)暫依《信息表》所列增值稅稅額從當(dāng)期進(jìn)項(xiàng)稅額中轉(zhuǎn)出，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。
申報系統(tǒng)會自動比對抄報稅抄送的紅字信息表的增值稅額，如果和當(dāng)期填報的《增值稅納稅申報表》附表2第20欄不一致，就會無法申報。
紅字發(fā)票不需認(rèn)證，認(rèn)證了怎么辦？
紅字發(fā)票是不需要認(rèn)證的。購買方應(yīng)該暫依《信息表》所列增值稅稅額從當(dāng)期進(jìn)項(xiàng)稅額中轉(zhuǎn)出，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。
雖然紅字發(fā)票不需要認(rèn)證，如果一旦已經(jīng)掃描認(rèn)證，其信息就進(jìn)入了一窗式比對。一窗式比對進(jìn)項(xiàng)稅填寫部分，如果大于認(rèn)證的數(shù)據(jù)，就會無法通過，例如當(dāng)月有進(jìn)項(xiàng)稅10萬元，認(rèn)證了一張紅字發(fā)票-1萬元，那么進(jìn)項(xiàng)稅填寫就應(yīng)該小于等于9萬元（10-1），如果把紅字的數(shù)據(jù)剔除，填寫10萬元，就無法通過；但是如果進(jìn)項(xiàng)稅部分填寫9萬元，進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出不填寫，由于目前申報系統(tǒng)還會比對你的稅控系統(tǒng)是否有紅字信息申請單情況，會提示你進(jìn)項(xiàng)稅轉(zhuǎn)出不得為空，也無法申報。
所以，一旦把紅字發(fā)票認(rèn)證，就需要到辦稅服務(wù)廳手工申報，采取強(qiáng)制通過的方式申報清卡。
附清單的專票如何開具紅字發(fā)票？
匯總開具的增值稅專用發(fā)票如需開紅字發(fā)票，《信息表》“開具紅字發(fā)票內(nèi)容”欄應(yīng)按照所售貨物、勞務(wù)、服務(wù)如實(shí)填寫?，F(xiàn)行增值稅發(fā)票新系統(tǒng)不支持紅字增值稅專用發(fā)票附清單，所以如果是退回清單開票的正數(shù)發(fā)票，銷售方在開票系統(tǒng)開具紅字是沒法開具紅字清單的。
如果是部分紅沖，購買方填寫《信息表》“開具紅字發(fā)票內(nèi)容”欄應(yīng)按照所售貨物、勞務(wù)、服務(wù)如實(shí)填寫就行了。
把紅字發(fā)票開錯怎么辦？
《信息表》開具錯誤，負(fù)數(shù)發(fā)票開具正確，導(dǎo)致負(fù)數(shù)發(fā)票開具與信息表不對應(yīng)。若負(fù)數(shù)發(fā)票與《信息表》不對應(yīng)，稅務(wù)端系統(tǒng)會提示核銷不通過，企業(yè)無法進(jìn)行正常申報。這種情況下需要提請稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行《信息表》修正，將錯誤的《信息表》編號修正為正確的編號，企業(yè)才可以正常申報。
《信息表》上傳成功后發(fā)現(xiàn)錯誤，需要修改或撤銷。填錯的信息表未上傳時，可直接在開票系統(tǒng)中作廢；一旦上傳成功，納稅人端便不能修改或撤銷。應(yīng)憑加蓋公章后的紙質(zhì)的《信息表》和《作廢紅字發(fā)票信息表申請表》及經(jīng)辦人身份證原件到辦稅服務(wù)廳辦理《信息表》的撤銷。
負(fù)數(shù)發(fā)票開具錯誤，但已經(jīng)不能作廢。負(fù)數(shù)發(fā)票開具錯誤不能再申請紅字發(fā)票，因此若發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)及時作廢，并開具正確發(fā)票。若開錯的負(fù)數(shù)發(fā)票已經(jīng)不能作廢，就需要向稅務(wù)機(jī)關(guān)說明情況，請稅務(wù)機(jī)關(guān)提出處理意見。
稅務(wù)機(jī)關(guān)在檢查中會對納稅人紅字發(fā)票進(jìn)行事后抽查，如果不是因?yàn)樯鲜鲈螂S意開具紅字發(fā)票的會給予處罰。開具紅字發(fā)票的應(yīng)該保留好相關(guān)證據(jù)，例如，開票有誤的要有對方拒收證明、服務(wù)中止的需要合同中止書面證明、折讓的需要有折讓協(xié)議等。